Вход на сайт

Хотите узнать, как чувствует себя ваш бизнес?

Диагностика бизнеса – это процедура, которую любая компания должна проходить по крайней мере раз в три года. В своем бизнесе мы ежедневно допускаем мелкие ошибки, помарки, что в результате может привести к сбоям в работе его «организма».

Что такое диагностика?

Например, все в компании «А» стабильно – стабильный объем продаж, стабильная прибыль, но роста нет уже более двух лет, этакое гладкое озерцо бизнеса. Задумался собственник, заказал диагностику.

«Осмотр пациента» показал, что отсутствует расширение рынков сбыта, то есть на новые территории никто и не заглядывал. А также в компании отсутствует система допродаж, стоит пересмотреть систему мотивации сотрудников, чтобы интерес был у менеджеров покорять новые вершины. И чтобы при следующем анкетировании не случилось видеть в их анкетах слова: «У нас тепло, светло и скучно...» (Кстати, провожу я анкетирование намеренно анонимно, чтобы люди не боялись писать правду, как есть на самом деле.)

Поставили «диагноз», определили комплекс мер… В общем, сдвинули бизнес с мертвой точки.

Выявление накопившихся проблем, определение внутренних преград к развитию, выяснение сложившейся ситуации и т. д. – все это задачи, которые помогает решить диагностика бизнеса.

Следующий пример. Небольшое производство и продажа газировки. Развитие шло очень бурное в течение 5 лет, но в последнее время столкнулись с проблемой: прибыль стремительно пошла вниз, хотя численно отдел продаж вырос. Планирование и статистика – сильные стороны этой компании, так почему же идет спад? Причина была выяснена после проведения анкетирования сотрудников всех подразделений – отдела продаж, производства, бухгалтерии. Кроме того, посещение этих подразделений, проживание, так скажем, их повседневной жизнью дали понимание, почему прибыль падает, дебиторка растет, а клиенты уходят к конкурентам.

Во время диагностики выяснилось, что процесс тормозится из-за отсутствия коммуникаций между отделами: как будто компания сама себя намеренно отбрасывает назад. Потребовалось создание регламентов общения подразделений. Кроме того, была создана рабочая группа, в которую вошло по одному сотруднику из каждого подразделения для принятия совместных решений и оперативного реагирования на претензии клиентов.

И третий момент. В мотивацию всех подразделений включили спецзадачу по достижению общих результатов за месяц. Комплекс мер позволил компании задышать свежими идеями и двинуться вперед.

Диагностика бизнеса – это не экономический или юридический процесс. Это глубинное исследование компании и персонала, которое помогает структурированно подойти к решению накопившихся проблем, определить корректность планов на будущее и вероятность их исполнения.

Когда необходима диагностика?

Диагностика необходима, если в компании наблюдаются следующие симптомы:

  •  Численность персонала растет непропорционально росту оборотов, или фонд оплаты труда растет, а прибыль падает.
  •  Ключевые сотрудники чаще стали задерживаться на работе.
  •  Увеличение числа нестандартных ситуаций и вовлечение руководителя компании в их оперативное решение.
  •  Ключевые сотрудники компании не знают стратегию ее развития.
  •  Большинство важных вопросов решается устно, никак не фиксируется.
  •  Сложно найти виновного, а убытки несет компания.
  •  В компании отсутствует аттестация персонала.
  •  Расходы растут быстрее доходов.
  •  Кадровые документы (должностные инструкции, положения об отделах и т. д.) отсутствуют либо существуют только для проверяющих органов, и ими никто не пользуется.
  •  Полномочия нечетко распределены, за одно и то же решение или действие могут отвечать сразу несколько сотрудников.
  •  В компании отсутствует четкая система подчинения, распоряжения подчиненным часто поступают от собственника (руководителя) предприятия, минуя непосредственного руководителя подразделения.
  •  Система оценки персонала либо отсутствует, либо она субъективная, на усмотрение руководителя.
  •  Система мотивации сотрудникам непонятна.
  •  Высокая для отрасли текучесть кадров.
  •  Документооборот и управленческая отчетность делается финансовым отделом исключительно для собственника, а остальные службы и руководители о ней «понятия не имеют».
  •  Система бюджетирования находится на начальной стадии (простых бюджетов).
  •  Организационная структура либо неизвестна, либо известна, но непонятна большинству работников.
  •  Сотрудники не знают миссию, видение, ценности. Либо если они и есть, то никак не связаны с конкретными показателями деятельности персонала.

Наличие в вашем бизнесе далее перечисленных симптомов также является поводом для проведения диагностики:

1. Нарушения в управлении финансами:

– бизнес недостаточно прибылен;
– по бухгалтерским данным бизнес прибылен, но «денег не хватает»;
– попытки сокращения затрат приводят к убыткам;
– размер дебиторской задолженности постоянно растет;
– несвоевременно оплачивается кредиторская и/или дебиторская задолженность.

 

2. Нарушения в логистике запасов готовой продукции, сырья и материалов:

– высокие товарные запасы (низкая оборачиваемость);
– нехватка одних товаров при избытке других;
– пересортица;
– недопустимые размеры недостач;
– недопустимо большие размеры списания из-за порчи по сроку или неправильных условий хранения;
– поставщики постоянно «ужесточают» условия поставки.

 

3. Нарушения в логистике сбыта готовой продукции:

– торговый персонал требует снижения цен, увеличения «откатов»:
– нестабильный объем продаж;
– снижается количество постоянных клиентов, доля рынка, объем продаж;
– велик объем возвратов от покупателей;
– клиенты требуют дополнительных скидок.

 

4. Нарушения в планировании и прогнозировании:

– недопустимо большая ошибка прогнозирования продаж;
– частота корректировки производственного плана нарушает ритм производства;
– плановые задания систематически не выполняются;
– не удается согласовать деятельность подразделений.

 

5. Нарушения в производстве:

– частые срывы сроков выполнения заказов (отгрузок);
– слишком долгий по сравнению с конкурентами производственный цикл;
– хроническая нехватка различных ресурсов для выполнения важных заказов в срок.

 

6. Нарушения в работе персонала:

– высокая текучесть кадров;
– низкая производительность труда;
– неоправданно большое количест-во совещаний или их отсутствие, регулярные сверхурочные работы при периодических простоях;
– напряженность и конфликты в коллективе.

 

7. Попытки развития бизнеса не приносят успеха.

Виды диагностики

Существуют следующие виды диагностики:

  • Экспресс-диагностика. Этот вид диагностики применяется, когда нужно получить предварительную информацию о компании и наметить первоначальный план действий.

Экспресс-диагностика состоит из анализа финансово-хозяйственной деятельности компании со слов ее собственника. Как результат – поверхностное понимание общей ситуации на предприятии.

  • Блочная диагностика. Диагностика отдельных блоков компании (персонал, закупка, организационная структура и т. д.) в зависимости от целей.

Блочная диагностика включает в себя анкетирование сотрудников выбранного отдела.

  • Комплексная диагностика компании позволяет получить полноценную картину состояния предприятия, выявить проблемы и понять пути их решения.

В рамках комплексной диагностики проводятся:

  •  анонимное анкетирование персонала и интервьюирование ключевых сотрудников компании;
  •  диагностика целей и задач и их соответствие операционной деятельности;
  •  диагностика организационной и финансовой структур;
  •  анализ системы управленческого учета и отчетности;
  •  диагностика бизнес-процессов, персонала;
  •  диагностика системы продаж и маркетинговой функции;
  •  диагностика системы закупок.

Комплексная диагностика проводится следующим образом.

Сначала проводится анализ существующей стратегии компании, ее целей и задач и их увязки с видением, миссией, стратегией. При необходимости проводится корректировка. Далее следует серия интервью сверху вниз, ознакомление с документацией, анализ внешней среды, особенностей рыночного окружения компании и выявление узких мест.

Все вышеперечисленные шаги важно выполнить не только в разрезе организации в целом, но и в каждом функциональном подразделении компании. Только в этом случае получается ясная и понятная общая картина.

Конечным продуктом комплексной диагностики является отчет с описанием текущего состояния бизнеса клиента, составленной системой обучения для компании, перечнем процессов, «узкими местами», причинно-следственными связями, путями или программой реализации изменений.

Срок данного вида диагностики зависит от количества сотрудников в компании, уровня доступа к информации и многих других факторов, но ориентировочно она занимает от недели до месяца.

Предложить тему статьи

Также по теме:

Мы в социальных сетях