Вход на сайт

HR + Knowledge Management: 6 неоспоримых аргументов

Потеря ценного сотрудника – это всегда мини-кризис, который влияет на эффективность работы всей компании. Утратив один, даже маленький винтик, механизм организации не выдерживает нагрузку, и эффективность ее работы снижается.

Покидая компанию, сотрудник вместе с собой уносит все свои знания и навыки работы именно на этом месте, именно в этой компании и именно в этой команде. И даже если на эту должность быстро находится новый человек с нужным уровнем компетенций, пройдет немало времени, прежде чем он начнет приносить реальную пользу организации. Когда генеральных директоров и президентов 210 компаний США спросили, сколько времени требуется их менеджерам среднего звена, чтобы достичь точки самоокупаемости на новой должности, они назвали в среднем 6,2 месяца!

Длительный период адаптации объясняется тем, что если человек приходит «извне», ему понадобится время на знакомство не только с организационной структурой, но и с существующими в ней неформальными информационными и коммуникационными сетями. Также немаловажное значение имеет слияние с корпоративной культурой и формирование своего авторитета с нуля. Для человека, поднявшегося по карьерной лестнице, будет сложно в краткий срок повысить свои компетенции до нужного уровня, провести границу между «прошлым» и «настоящим», откорректировать репутацию, сформированную на прежнем месте.

Существует ли инструмент, который способен сократить процесс адаптации новых сотрудников, уменьшить текучесть кадров и создать должную мотивацию? Сделать так, чтобы уход ценных сотрудников был безболезненным для компании? Возможно ли это сделать в комплексе? Сегодня с уверенностью можно ответить – да!

Я сегодня расскажу вам о новом управленческом подходе, давно используемом в крупных компаниях Азии, Европы, США. Это Knowledge Management (KM) – управление знаниями.

Что такое управление знаниями и как оно влияет на HR?

Knowledge Management (KM) – это управление потоками знаний внутри компании с целью накопления интеллектуального капитала и создания инновационных решений.

Знания компании – это совокупность ее патентов, документов, инструкций, баз данных и знаний всех ее сотрудников. Управлять знаниями – значит, сделать эту совокупность знаний явной, жизнеспособной и максимально полезной для компании. Техники управления знаниями позволяют извлекать у сотрудников самые ценные знания для создания прорывных решений и продуктов – неявные знания (tacit knowledge) – идеи и опыт.

Многие говорят о знаниях, но имеют в виду информацию. Информация  – организованные данные, знания же  – это интерпретация информации каждым человеком и умение ее использовать для своего блага или блага компании.

Зачем управлять знаниями, ведь они и так уже существуют?

1. Лучше всего принцип работы системы Knowledge Management иллюстрирует кофе-машина в офисе. Именно за чашкой кофе сотрудники чаще всего собираются и обмениваются информацией, приобретенным опытом, новостями, но делают это хаотически, по мере надобности, КМ же делает процесс систематическим и целенаправленным. Результат – знания всех сотрудников в совокупности систематически приносят измеримую в денежном эквиваленте пользу компании.

2. Знания сотрудников часто находятся у них в головах, очень сложно заставить ими поделиться и сделать общими. В наборе Knowledge Management существуют техники и методы, направленные на раскрепощение таких сотрудников.

3. KM обеспечивает постоянное умножение знаний, что ведет компанию к конкурентоспособности и постоянному развитию.

Такие компании, как Apple, Google, IBM, Всемирный банк, стали управлять информационными потоками и знаниями сотрудников еще 30 лет назад. Сейчас это постоянно развивающиеся лидеры.

Что дает Knowledge Management для HR?

Приведу 6 аргументов в пользу Knowledge Management:

1. Наличие управления знаниями в компании понижает чувствительность компании к уходу сотрудников: все знания и опыт персонала передаются коллегам и остаются формализованными (этими знаниями может легко воспользоваться любой другой, кто будет замещать эту должность). Таким образом, Knowledge Management сокращает период адаптации на новой должности.

2. Knowledge Management способствует изменению культуры компании, создает атмосферу доверия, обмена идеями и опытом. В такой обстановке адаптация человека к новой должности проходит в два раза быстрее, позволяет постоянно развиваться, быстро перенимать опыт коллег и ускоренно повышать свои компетенции.

3. Knowledge Management поз-воляет определить истинную ценность каждого сотрудника. Особенная культура обмена знаниями позволяет раскрыться даже самым скрытным сотрудникам, выявить потенциал каждого, определить тех людей, которых нужно «взращивать». Таким образом, Knowledge Management дает 100% верный ответ на вопрос, кто достоин попасть в «кузницу кадров».

4. Knowledge Management делает процессы ежедневного совершенствования и обучения сотрудников отлаженными и постоянными. Теперь не обязательно всех отправлять на тренинги! Сотрудники будут сами, без принуждения, «приносить» знания в компанию и учиться друг у друга!

5. Knowledge Management помогает найти индивидуальные «ключи» к мотивации каждого сотрудника: инициировать его личное развитие, правильно определить его истинную роль в компании и должность, на которой он бы работал эффективнее всего.

6. Knowledge Management повышает продуктивность работы сотрудников, избегая повторного «изобретения колеса» и дорогостоящих дублирований.

Как внедрить систему управления знаниями?

Прежде всего, Knowledge Management должен стать одной из ключевых частей бизнес-стратегий компании – только так можно достичь явных успехов во внедрении системы управления знаниями. Запуск КМ должен иметь предпосылки в виде понимания организационной культуры компании, стратегии и контекста. Чрезвычайно важна поддержка высшего руководства на ранних стадиях, личная заинтересованность менеджеров среднего звена. Это все будет поддерживать Knowledge Management для развития и продвижения идеологии.

Сначала в компании создается соответствующая атмосфера, в которой сотрудники постепенно осознают, что такое Knowledge Management. После этого – формирование культуры обмена знаниями и сотрудничества, использование инструментов, генерация идей. Далее в действие вступает технологическая сторона внедрения. Для каждой компании это разная форма: от электронной почты, видеоданных до внутренних социальных сетей и баз данных.

Начинать обмен знаниями в компании с внедрения технологий стоит тогда, когда компания перенасыщена информацией, требующей унификации. Второй этап в этом случае – создание отношений сотрудничества в компании.

Чтобы приступить к первому этапу, для начала нужно провести аудит активов знаний вашей компании. Для этого важно различать типы знаний. С точки зрения того, где и как знания находятся и движутся, они делятся на два типа: явные и неявные знания. Явные знания – зафиксированные (форматизированные) знания в виде текста, набора цифровых данных, научных формул, спецификаций, руководств и т. п. Неявные знания включают в себя субъективные взгляды, интуицию и догадки, носят сугубо личный характер и сложно формализуются, что делает их труднодоступными для обсуждения с другими.

Только после аудита знаний компании следуют конкретные шаги по созданию культуры обмена знаниями и донесение ценности знаний.

Лучшие практики внедрения KM.

Систематический поиск лучших практик управления знаниями начался не так давно – в 1998 году. Именно в этом году была учреждена мировая премия в области управления знаниями – MAKE (Most Admired Knowledge Enterprise). Исследования премии направлены на поиск компаний, которые эффективнее других используют технологию преобразования суммарных знаний своих сотрудников в ценность организации и превосходят своих коллег по уровню интеллектуального капитала. Финалистами премии ежегодно на глобальном уровне становятся такие компании, как Google, Microsoft, Apple, Samsung, McKinsey, PwС.

Приведу несколько примеров, которые проиллюстрируют влияние методологии КМ на компании разных стран мира.

 Компания Buckman Labs (США), согласно официальным источникам, потратила $7 500 (3,5 – 4,5 % от своего дохода) на интеллектуальный капитал каждого сотрудника. Обмен знаниями помог повысить продажи продукции, выпущенной менее 5 лет назад, от 14 % до 34,6 % за 10 лет.

 Hoffmann-LaRoche (Швеция) использовала методологию КМ для эффективного управления процессом работы над фармацевтическим препаратом и добилась экономии в $1 млн. в день.

 Компания Lockheed Martin (США) экономит 2,6 миллиона долларов ежегодно благодаря переходу на систему «Лучшие практики». Сначала компания сохраняла лучшие практики в инженерной области, потом в бизнес-процессах, развитии персонала и закупках.

 Chevron (США) сократил ежегодные расходы (около 2 миллионов US $) через год благодаря Knowledge Management.

 Schlumberger (Нидерланды) – крупнейшая нефтесервисная компания – заявила о сумме в $75 миллионов, которую ей удалось сохранить благодаря КМ-инициативе «In Touch» – посреднику между технологическими центрами и «полевыми» работниками. В результате количество времени, которое тратилось на техническое разрешение запросов, упало до 95 %, количество времени, требуемое на технические модификации, сократилось до 75 %.

 Tata Steel (Индия) обнародовала информацию о значительной экономии расходов на сталь в размере US $ 700,000 благодаря КМ и с тех пор стимулирует филиалы компаний Tata group ипользовать КМ.

Глобальные IT-компании также успешно используют KM для приобретения лучших практик, улучшения управления проектами, стимулирования инноваций, улучшения обслуживания клиентов, повторного использования программного кода, а также определения уровней зрелости рынков.

Безопасный веб-портал Powerlink компании EMC облегчает сотрудничество между тысячами агентов клиентской службы, открыв доступ к более чем 21 000 информационных статей из базы знаний компании EMC.

  KM-инициатива компании Infosys для доменных областей, таких как разработка программного обеспечения, выстроена на модели зрелости КМ (КММ) и продвигается через девиз «Узнать однажды, использовать везде». Особенно эффективной является схема мотивации, которая состоит из единиц «познавательной» валюты (KCUs). Сотрудники могут присудить баллы своим коллегам, указывая на интеллектуальные активы, размещенные ими, а также могут зарабатывать очки, когда их собственные размещенные интеллектуальные активы используются.

 Корпоративный Интранет OLLIE компании Open Text содержит глобальную библиотеку знаний и три ключевых сообщества: «Конкурентный интеллектуальный форум», «Клиентская приборная панель» и «Центр Знаний». Open Text также запустил беспроводной Livelink, который используется сотрудниками компании в дороге.

 Информационно-коммуникационные сети Siemens (ICN) разработали KM-практику по развитию бизнеса ShareNet, для того чтобы помочь делиться проектными знаниями по технологиям и рынкам на разных стадиях зрелости.

Oracle.

В компании Oracle (один из крупнейших в мире разработчиков программного обеспечения) систему управления знаниями начали внедрять в середине 1990-х годов. В 2000 году более 160 информационных ресурсов, с которыми работали филиалы компании, были объединены в одно целое. Сейчас единая информационная система GlobalxСhange содержит знания обо всех аспектах деятельности корпорации: о сотрудниках, правилах и процедурах, политике в разных областях управления, о разрабатываемых и уже готовых продуктах, о реальных и потенциальных клиентах по всему миру, о том, как внедрялись те или иные проекты компании, о партнерской сети и т. д. Каждый сотрудник имеет право доступа к определенным зонам системы.

В Oracle существует комитет по внедрению КМ, в который входят руководители филиалов. Функция управления знаниями закреплена за каждым из топ-менеджеров в зависимости от направления. Например, HR-директор отвечает за информационное наполнение директорий, содержащих сведения о работе с персоналом и т. д. Также в наполнении базы участвуют все сотрудники. Например, каждый продавец должен внести в базу информацию о реализации продукта корпоративным клиентам, которые за ним закреплены.

В следующей статье мы начнем изу-чать мою систему «8 Сs» компонентов методологии КМ. Я покажу вам, как данная система может быть использована в вашем аудите КМ организации и помочь вам создать план внедрения КМ в вашу компанию.

Предложить тему статьи